Nos últimos anos, muitas mudanças vêm acontecendo nas obrigações fiscais das empresas brasileiras. Uma das que mais gerou dúvidas entre empresários e contadores foi a DCTFWeb. E se antes ela era obrigatória apenas para empresas do Lucro Real e Lucro Presumido, agora as empresas do Simples Nacional também precisam ficar atentas.
Neste artigo, vamos explicar de forma simples o que é a DCTFWeb, quem precisa entregar, quando enviar, como funciona o pagamento e a importância de manter essa obrigação em dia.
O que é a DCTFWeb?
A DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Web) é a declaração utilizada para:
Apurar contribuições previdenciárias;
Gerar a guia de pagamento (DARF) correspondente;
Informar à Receita Federal os débitos provenientes da folha de pagamento e demais eventos trabalhistas enviados pelo eSocial e EFD-Reinf.
Ou seja, a folha de pagamento e os eventos fiscais alimentam o sistema, e a DCTFWeb apenas consolida e gera a DARF para pagamento.
Simples Nacional também precisa entregar a DCTFWeb?
Sim.
Desde outubro de 2021, as empresas do Simples Nacional são obrigadas a entregar a DCTFWeb quando possuem empregados ou contribuintes individuais (pró-labore).
Portanto, a regra é clara:
| Situação da empresa (Simples Nacional) | Deve entregar DCTFWeb? |
|---|---|
| Não possui empregados e não paga pró-labore | ❌ Não é obrigada |
| Possui funcionários registrados | ✅ Obrigada |
| Só paga pró-labore para sócios | ✅ Obrigada |
| Tem prestadores com retenção previdenciária | ✅ Obrigada |
Prazos de entrega da DCTFWeb
A DCTFWeb deve ser transmitida todo mês, até o dia 15 do mês seguinte ao da competência da folha.
Exemplo:
Folha de Janeiro → Declarar e pagar até 15 de Fevereiro.
Se o dia 15 cair em final de semana ou feriado, o prazo passa para o dia útil seguinte.
O que acontece se não entregar ou entregar fora do prazo?
A Receita Federal aplica multa automática, que pode variar conforme o porte da empresa.
Além disso, o sistema pode bloquear a emissão de certidões negativas (CND), dificultando:
Participação em licitações
Financiamentos bancários
Contratação com grandes empresas
Ou seja, manter essa obrigação em dia evita prejuízos e burocracias desnecessárias.
Como é feito o pagamento?
Após transmitir a DCTFWeb, o próprio sistema gera o DARF Previdenciário para pagamento.
Esse DARF substitui a antiga GPS, que não deve mais ser utilizada para contribuições previdenciárias provenientes da folha.
Por que manter tudo sempre em dia é tão importante?
Manter a DCTFWeb atualizada garante:
✔ Regularidade fiscal
✔ Evita multas automáticas
✔ Mantém a empresa apta a contratar, financiar e participar de licitações
✔ Organização financeira e previsibilidade de custos trabalhistas
Para o empresário, é sinônimo de tranquilidade e segurança.
Para o contador, significa controle, conformidade e prevenção de riscos fiscais.
Conclusão
A DCTFWeb é uma obrigação que veio para trazer mais integração e transparência entre a folha de pagamento e a Receita Federal.
Mesmo para empresas do Simples Nacional, o envio passou a ser essencial sempre que houver pagamento de pró-labore ou funcionários registrados.
Portanto, o ideal é manter um processo bem organizado, contar com um escritório contábil atualizado e evitar enviar ou pagar a declaração fora do prazo.
Se você ainda tem dúvidas sobre a sua empresa ou precisa de ajuda para se manter em conformidade, conte conosco. Estamos aqui para garantir que suas obrigações sejam cumpridas com segurança e assertividade.
